Konsep Teknologi Perkantoran

Modul Teknologi Perkantoran

Kompetensi Dasar:

3.1 Memahami teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan virtual office

4.1 Melakukan pengelompokkan teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan virtual office

A. Konsep Teknologi Perkantoran

1. Pengertian Teknologi Perkantoran

Teknologi merupakan keseluruhan sarana Keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Sedangkan, kantor merupakan Tempat berlangsungnya pekerjaan kantor, yakni mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan.

Jadi, teknologi perkantoran adalah teknologi yang digunakan dalam mengaplikasikan kegiatan kantor tentang bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan yang diperlukan menjadi efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

2. Manfaat Teknologi Perkantoran

Adanya perkembangan teknologi perkantoran sangat menguntungkan bagi pekerja kantoran. Adapun beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan teknologi perkantoran.

a.       Informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan

b.      Perusahaan mampu berkompetisi lebih baik karena dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi

c.       Komputer diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah

d.      Sebagai pelengkap bukan pengganti

e.       Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan

3. Dampak positif dan dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran

a. Dampak positif

Dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap:

1.      Tenaga penggeraknya

-          Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat

-          Disiplin dan gairah kerja naik

-          Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan

-          Pendapatan tenaga kerja meningkat

2.      Prosedur kerja

-          Semakin mudah

-          Semakin lancar

-          Semakin sederhana (singkat)

-          Efisiensi kerja

3.      Hasil kerja

-          Kualitas produk meningkat

-          Kuantitas produk meningkat

-          Standar mutu tertentu terpenuhi

-          Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat

b. Dampak negatif

Adapun dampak negatif dari perkembangan teknologi perkantoran, yaitu:

-          Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.

-          Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit)

-          Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan

-          Jika terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja.

4.      Penggunaan Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor sangat menunjang kinerja pegawai. Berikut macam-macam perlengkapan kantor berteknologi canggih yang dapat menunjang kinerja pegawai.

1.       Word processing

Word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas dalam pembuatan dokumen ketik atau cetak.

Jenis-jenis word processing di antaranya Microsoft Word, AbiWord, Kword, OpenOffice, WordStar, Lotus Word Pro, Corel Word Perfect, dan StarOffice Writer.

2.       E-mail

E-mail merupakan kependekan dari electronic mail, dalam bahasa Indonesia disebut surat elektronik. Dinamakan dengan surat elektornik karena surat dikirim melalui media elektronik dengan memanfaatkan jaringan internet. Penyedia email yang terkenal antara lain Gmail (Google Mail) dan Ymail (Yahoo Mail).

3.       Voice Mail

Voice mail mempunyai fungsi yang sama dengan electronic mail, yaitu untuk mengirim pesan. Hanya saja, pesan yang dikirim berupa pesan suara. Oleh karena itu, pengiriman voice mail hanya dapat dilakukan dengan perangkat telepon.

4.       Audio Conferencing

Audio conferencing merupakan cara komunikasi suatu kelompok dalam rapat khususnya dalam lingkup perusahaan yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon di mana anggotanya tersebut tidak berada pada satu tempat yang sama. Audio conferencing menggunakan peralatan, seperti mikropn, pengontrol suara, dan speaker.

5.       Video conferencing

Video conferencing yaitu kegiatan berdiskusi yang memanfaatkan siaran video secara langsung untuk menghubungkan kelompok diskusi lain yang berada di tempat berbeda.

B. Kantor Virtual

Di era modern seperti sekarang ini muncul istilah berupa kantor virtual atau virtual office merupakan sebuah ruang kerja yang berlokasi di dunia internet.

Kantor virtual mulai dicetuskan pada tahun 1964 ketika international business machines (IBM) memasarkan mesin yang disebut MT/ST (magnetic tape/selectic typewriter) virtual office pertama kali dibangun dalam modul-modul yang diakses secara terpisah.

Manfaat menerapkan Virtual Office dalam bisnis:

1.      Kantor Virtual lebih fleksible

Bekerja secara online, kita akan lebih fleksible dalam menentukan waktu kerja.

2.      Kantor Virtual lebih hemat biaya

Kantor virtual tidak mengharuskan memiliki peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah dapat dioperasikan, sehingga dapat menghemat baiaya dibandingkan kantor permanen.

3.      Banyak pilihan pekerjaan dalam kantor virtual

Banyak pekerjaan yang terdapat dalam dunia maya. Pekerjaan yang tersedia tidak hanya di Indonesia, tetapi juga pekerjan dari luar negeri dapat kita dapatkan dengan mudah

4.      Penghasilan tidak terbatas dalam kantor virtual

Semua pekerjaan apabila ditekuni akan membuahkan hasil yang tidak terbatas, termasuk pekerjaan dalam kantor virtual. Pekerjaan online menguntungkan kita untuk mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan.

5.      Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

Kantor virtual dapat dibangun di mana saja, termasuk dalam rumah. Dengan begitu kita akan mempunyai lebih banyak waktu luang dengan keluarga.